「デキる人」「デキない人」仕事の進め方の違い 【AwaLab~アワラボ~】 | 株式会社 AWARENESS
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「デキる人」「デキない人」仕事の進め方の違い


「仕事が予定通りに終わらない」

これは社会人になれば誰もが、1度は経験する悩みなのではないでしょうか。


予定がずれ込んでしまい、プライベートのための時間を仕事にまわし、費やしてきたというビジネスパーソンは多いようです。


次々と舞い込んでくる仕事を手早く正確にこなし、プライベートと仕事の両方を充実させ、バランスの取れた人生を実現させるためには、効果的・効率的なスケジュール管理が重要です。


ここでは、「デキる」ビジネスパーソンになるために必要なスケジュール管理のポイントについてご紹介します。

効果・ 効率を上げるためにできる
スケジュール管理のポイント
「なぜこの仕事に、こんなに時間がかかるんだろう……」と思うような経験をしたことはないでしょうか。



逆に、自分と同じ仕事をしているはずなのに、なぜか手早く正確に仕事をこなしている人もいますよね。


「デキる人」と「デキない人」の違いはどこにあるのでしょうか? 


多くの場合、仕事を効率的に進められない原因は、必要な知識、方法論、考え方をしっかりと踏まえていないということにあります。


つまり、基本的な考え方さえ押さえれば、誰でも効果的・効率的に仕事を行うことができるようになるのです。



その際に外せないポイントの1つとして、「仕事にかかる所要時間を、正確に把握する」ということがあげられます。


これをいいかげんに扱うと、

・焦って仕事をしてミスを起こす
・納期までに仕事を終えられない
・自分の許容量以上の仕事を受けてしまう
・複数業務が重なってしまい、どれも中途半端になってしまう


などの問題が起きてしまいます。



仕事をより効果的・効率的に進めるためには、「自分の能力」「仕事の内容や難易度」を正確に把握し、的確なスケジュールを立てて実行していくことが必要です。


それには、

①仕事に優先順位をつける
②仕事にかかる時間を正確に見積もる
③「シンプルさ」を意識する


という3つのポイントが大切になります。

仕事に優先順位をつける
順位をつける際には、経験感覚といった曖昧な基準に頼るのではなく、明確な評価軸をもって順位付けをすることが大切です。


軸としては、「重要度」「緊急度」が主要なものになります。


しかし、どのような仕事が重要なのかということを判断することは、言うほど簡単ではありません。

なので、より具体的な基準を持つことが大切です。

例えば、

・あなたの価値観・目的に則っているか
・あなたの役割(夫・父親・息子・社長・トレーナー)に則っているか
・目標達成に効果的かどうか
・その仕事を後回しにしたらどんなリスクがあるのか
・その仕事は一度やったらどれくらい効果が持続するのか



上記のような基準を設けてみて、それに従いながら優先順位をつけてみるということです。


後に、その基準が適当ではなかったということが判明することもあるかもしれませんが、その後の仕事に必ず良い影響を与えてくれるでしょう。

仕事にかかる時間を正確に見積もる
それぞれの仕事を終わらせるのにどれくらいの時間がかかるのかを見積もりましょう。


自分以外の人がその仕事を行なうのに、どれくらいの時間がかかったのかという情報も大切ですが、人それぞれ仕事のスピードは異なっています。


時間を見積もる際には、自分が過去に同様の仕事を行った際に、どれくらいの時間がかかったのかというデータが大切になります。


日々の仕事の中で、取り掛かる作業にどれくらいの時間がかかったのかというデータを記録して、将来のスケジュール作成の際に参照できるようにしておきましょう。

「シンプルさ」を意識してスケジュール管理を行う
スケジュールを作成する際には、できるだけシンプルなものにすることで、スケジュール管理を行うハードルが下がるだけでなく、より分かりやすいスケジュールを作成することに繋がります。



例えば、スケジュール管理ツールを一元化するということがあげられます。


プライベートは手帳やスマホのアプリで管理し、仕事はパソコンのカレンダーで管理したりするなど、複数のツールでスケジュール管理するのは、あまりおすすめできません。


なぜなら、それぞれを管理するために時間を取られてしまうからです。


「仕事は絶対に17時まで」などと決まっている職種はそれほど問題ないかもしれませんが、仕事の時間が延長されるなどでプライベートのスケジュールに影響が出る場合もあるでしょう。


その場合、別々のツールで管理していると、両方を見て調整しなければいけないという手間が発生するので、管理ツールを一元化することで時間短縮につながります。

まとめ

あなたの人生で、プライベートと仕事の両方を充実させ、バランスの取れた人生を実現させるためには、スケジュール管理が重要だということを確認しました。

スケジュール管理においては、漫然と「スケジュールを立てる」のではなく、目標達成にむけて効果的・効率的に仕事を進めるための道しるべとしてスケジュールを立て、活用することが大切です。


スケジュールという武器を有効に活用して、デキるビジネスパーソンを目指し、理想のライフワークを手にしましょう。